Conservazione dei registri
Tenuta libri contabili e registri, la conservazione digitale è l’opzione preferibile, anche dopo la legge 122/2022
Il Decreto Semplificazioni n. 73/2022 e la sua conversione in legge n. 122/2022 sono intervenuti sulla modalità di tenuta e conservazione dei registri (libro giornale, libro inventari, registri IVA, libro beni ammortizzabili, scritture contabili ausiliarie) ed hanno modificato il comma 4-quater dell’art. 7 del D.L. 357/1994 come segue:
«In deroga a quanto previsto dal comma4- ter, la tenuta e la conservazione di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi supporto sono, in ogni caso, considerate regolari in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge o di conservazione sostitutiva digitale ai sensi del codice di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n.82, se in sede di accesso, ispezione o verifica gli stessi risultano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e vengono stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro presenza»
Tenendo libri e registri in modalità analogica e stampandoli soltanto al momento dell’ispezione, si generano le seguenti criticità:
- Libri e registri così tenuti non garantiscono le caratteristiche di immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità richieste da sempre dalle norme sulla conservazione digitale e sostitutiva e rimarcate dalle Linee Guida AgID entrate in vigore dal 01/01/2022.
- L’efficacia probatoria si avrà solo quando tali libri e registri saranno materializzati su carta.
- Non vengono rispettate le norme del C.C. che prevedono una conservazione per 10 anni.
- Non è prevista, né ammessa, la soluzione di produrre un PDF e tenerlo a disposizione per stamparlo a richiesta: la stampa deve provenire direttamente dal sistema di contabilità ed i dati del sistema gestionale possono essere modificati, anche involontariamente, generando contenuti non integri.
- La modalità di assolvimento dell’imposta di bollo sul libro giornale e libro inventari potrebbe non essere gestita correttamente: i libri così tenuti non possono essere considerati digitali e, conseguentemente, il calcolo per l’assolvimento dell’imposta di bollo dovrà essere quello per i documenti analogici (una marca ogni 100 pagine o frazioni di esse).
Perché conservare digitalmente libri e registri:
- Se i libri e registri vengono trattati come documenti informatici, saranno sottoposti a regolare processo di conservazione sostitutiva e digitale, conformemente alle Linee Guida AgID e a tutte le norme del C.C. in materia.
- Libri e registri saranno firmati e marcati digitalmente.
- Sarà garantita in questo modo l’autenticità, l’integrità e l’immodificabilità dei documenti e preservato nel tempo il loro valore probatorio.
- L’ imposta di bollo sarà assolta ogni 2500 registrazioni (il costo risulterà inferiore rispetto al calcolo per pagine per i documenti analogici) e versata tramite F24.
- Adottando una tenuta e conservazione sostitutiva digitale dei registri contabili, conforme alle disposizioni del DM 17/06/2014 , viene garantito il pieno rispetto della normativa e della scadenza (tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione annuale dei redditi), soddisfacendo le disposizioni dell’art. 2215-bis del Codice civile.