Arkottica prevede la possibilità di attivare un sistema EDI basato su analisi ed estrazione dati da documenti XML, Pdf, Doc etc. Il sistema consente anche l’invio delle informazioni estratte a un altro computer o applicativo, con diverse modalità. Ed esempio permette di automatizzare il ciclo passivo (DDT in ingresso, carichi magazzino, controllo fatture, prima nota acquisti), analizzando i documenti in fase di archiviazione, estraendo i dati e inviandoli direttamente al gestionale. Un processo completamente automatico che evita di dover inserire manualmente le informazioni e offre enormi vantaggi in termini di velocità di elaborazione, riducendo praticamente a zero il margine di errore.
PORTALE DOCUMENTALE
Documenti sempre accessibili e permessi differenziati
Il portale documentale serve a mettere a disposizione di utenti esterni al sistema (come clienti o agenti) i documenti che li riguardano. Non ci sono limiti al numero di utenti del portale e i permessi possono essere organizzati in modo gerarchico. Inoltre il sistema prevede anche un configurazione multilingue pensate per le aziende attive sui mercati esteri.
Grazie al portale ogni cliente può avere a disposizione informazioni e documenti di suo interesse e, allo stesso tempo, può organizzare una rete di vendita articolata, con permessi diversi tra agenti e responsabili di zona, cosicché ognuno possa controllare solo i file di sua competenza.
FIRMA GRAFOMETRICA
La firma grafometrica è una procedura informatica che consente di rilevare la firma autografa tramite un supporto tecnologico (tablet o pad di firma) e di apporla su un documento elettronico.
Questo procedimento non comporta differenza fra il metodo tradizionale di apposizione della firma autografa su carta e quella biometrica su una tavoletta grafica.
In questo modo permettiamo di:
- risparmiare tempi e costi perché sarà possibile utilizzare una gestione completamente elettronica dei documenti aziendali (gestione documentale);
- garantire l’identità della persona grazie ai sistemi di riconoscimento ;
- garantire la sicurezza grazie alla identità biometrica
Appositi dispositivi acquisiscono la firma autografa e sono in grado di registrare l’immagine della firma, i dati dinamici e i parametri biometrici di essa: ritmo, velocità, pressione, accelerazione e movimento aereo.
La misurazione di questi cinque parametri permette di identificare in modo certo e univoco la persona che firma, ottimizzando il trattamento e l’archiviazione dei documenti firmati, con notevoli risparmi in termini di costi e di gestione documentale.
L’identità biometrica rappresenta un elemento di sicurezza, considerando che non può essere falsificata o delegata ad altri.
Sono disponibili varie tipologie:
- Firma grafometrica Middle ;
- Firma elettronica Avanzata di Namirial SpA che ha come prerogativa la presenza di una Certification Authority e la presenza di un operatore di front-end che presiede all’atto della firma grafometrica dell’utente e ne convalida la sua presenza. L’operatore di front end firma contestualmente all’utente un certificato privato di software non qualificato rilasciato dall’operatore stesso in qualità di dipendente dell’Ente proponente la firma;
- Firma Grafometrica Tablet, come Middle, ma con interfaccia per tablet e processi certificati Iso 27001 su tablet e desktop ;
- Firma Grafometrica Strong;
- Firma Grafometrica con valore legale con riporto tratto grafico e dati grafometrici insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a un documento informatico che consentono l identificazione del firmatario del documento e garantiscono la connessione univoca al firmatario, creati con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo, collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati. L’operatore di front end firma contestualmente all’utente con un certificato qualificato personale, rilasciato da una Certification Authority accreditata presso DigitPA.
Il processo così realizzato soddisfa i requisiti di identificabilità dell’autore della firma generata, così come l’integrità e la immodificabilità del documento informatico.