Fatturazione elettronica ciclo passivo: le cose da sapere
L’obbligo di fatturazione elettronica è, da mesi, un tema caldo per tutte le aziende. Dal 1° di gennaio la fatturazione digitale diventerà un obbligo per tutte le imprese e, mentre in tante si sono già adeguate, restano degli aspetti ancora poco noti che meritano un approfondimento. Molti di questi si legano al ciclo passivo, fase sulla quale si trovano ancora informazioni frastagliate e talvolta incomplete. Vediamo di fare un po’ di chiarezza.
Di solito la comunicazione che viene attivata in relazione alla fatturazione elettronica pone l’accento solo sul ciclo attivo, ovvero sulla fase di invio delle fatture. Questa è certamente una fase importante del ciclo ma non è la sola. La fase passiva, ovvero il momento della ricezione, prevede pratiche e accorgimenti di pari importanza sulle quali però in pochi si soffermano con la necessaria attenzione.
Andando con ordine possiamo individuare tre modalità con le quali un’azienda può ricevere fatture elettroniche, ovvero:
- Via PEC
- Da codice destinatario CD
- Da cassetto fiscale CF
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Fatturazione elettronica ciclo passivo: come si ricevono le fatture
Ricevere le fatture elettroniche tramite PEC o cassetto fiscale (CF) equivale a dover prevedere un’azione da parte delle risorse interne di un’azienda. In altri termini occorre che qualcuno si occupi di controllare l’avvenuta ricezione e gestire di conseguenza il documento (archiviarlo e conservarlo). I vantaggi della fatturazione elettronica quindi svaniscono in parte, in quanto comunque delle risorse saranno occupato attivamente nel controllo e nella gestione dei documenti. Le conseguenze di questa scelta sono facilmente prevedibili: tempo dedicato e aumento del margine di errore. Insomma non proprio il massimo visto che uno dei vantaggi del ciclo di fatturazione elettronica è proprio quello legato al risparmio di tempo e all’organizzazione dei documenti.
Codice destinatario (CD)
Cambia tutto invece se si ricorre al codice destinatario. In questo caso, rivolgendosi a un fornitore del servizio di fatturazione elettronica, è possibile utilizzare il codice rilasciato dall’Agenzia delle Entrate che consente di identificare in modo univoco il cliente. Attraverso tale codice, al momento della ricezione della fattura elettronica, questa sarà archiviata sul portale, messa a disposizione del cliente e inviata in conservazione. A questo punto un messaggio automatico avvertirà il cliente della chiusura del processo. Tutto il processo quindi avviene senza bisogno di controllo o attività da parte del personale dell’azienda. Nessuna risorsa dedicata, nessun tempo da destinare a questa fase. I vantaggi quindi sono tangibili a patto che il fornitore del servizio disponga di tali codici e fornisca un sistema completo che preveda anche la fase di archiviazione.
Arkottica: già disponibili i codici destinatario per le aziende
Noi, a riguardo, abbiamo già ottenuto i codici destinatario per i nostri clienti in modo da poter attivare il servizio nell’arco di 24 ore. I vantaggi, per le aziende che scelgono Arkottica, sono quindi sia legati al processo (interamente automatico) sia ai tempi di attivazione, ridotti davvero al minimo. Chi si trova a scegliere un sistema di gestione della fatturazione elettronica, quindi, deve tenere in considerazione attentamente gli aspetti legati al ciclo passivo. In particolare deve valutare la disponibilità dei codici destinatario da parte del fornitore del servizio, gli unici in grado di attivare il processo interamente automatico e completo di ricezione e conservazione dei documenti.
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