Arkottica | Gestione Documentale: Vannucci Piante sceglie Arkottica
 

Vannucci Piante: sistema completo per la gestione documentale e nuovo software CRM

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Arkottica scelto per la gestione documentale di una delle più grandi aziende florovivaistiche del Mondo

Vannucci Piante è un’azienda con oltre 75 anni di storia, un mercato globale e numeri che la decretano come delle realtà florivivaistiche più importanti del Mondo. 430 ettari di superficie coltivata, 1500 specie e varietà di piante, circa 300 collaboratori e un’area di stoccaggio di 45.000 mq per un’azienda che lavora in 51 Paesi in tutto il globo. Queste dimensioni e l’articolazione dei rapporti con clienti e sedi produttive dislocate in più aree ha spinto Vannucci Piante ad organizzare al meglio tutta la gestione documentale e velocizzare il processo di comunicazione/gestione della rete di vendita.

In particolare si manifestava l’esigenza di organizzare al meglio l’alta produzione di documenti e di immagini e il flusso di accesso ai dati condivisi, fondamentali per il personale interno ed esterno. In ottica commerciale, infine, è stato proposto anche l’uso di un CRM in grado di valorizzare al massimo il patrimonio di relazioni, contatti e clienti sviluppato dalla rete vendita in modo da pianificare azioni di customer satisfaction e marketing.

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La grande mole di documenti prodotti (immagini, fatture, mail…) aveva creato un problema di gestione documentale, conservazione e ricerca che dava luogo a tempi di esecuzione troppo lunghi e processi non sempre efficienti. Allo stesso modo il numero considerevole di contatti e clienti sviluppati negli anni poteva essere valorizzato in modo più efficace attraverso una migliore identificazione degli stessi e delle specifiche necessità.

Da queste premesse abbiamo elaborato una proposta operativa integrata che prevede Arkottica in modalità software gestione documentale, implementato con il modulo dedicato al CRM. Quest’ultimo, rispetto a un software CRM classico, consente di avere un’interrelazione con altre funzionalità di organizzazione del patrimonio documentale e velocizzare ulteriormente i processi interni. Nell’ottica di una semplificazione dei processi infine è stato previsto un sistema di spedizione e webmail e un calendario condiviso accessibile a tutte le figure autorizzate dall’azienda. Arkottica si è rilevato una soluzione ideale per le esigenze di Vannucci anche in virtù del suo modulo multilingue che consente di gestire non solo tutte le lingue europee ma anche arabo, russo e cinese, coprendo così tutte le esigenze della committenza.

Un’ultima funzionalità specifica prevista nella versione di Arkottica configurata per Vannucci riguarda l’EDI, il sistema di interscambio documenti, che è stato interfacciato con il gestionale aziendale in modo da gestire ogni singolo documento in tutto il suo percorso e integrare Arkottica con il gestionale utilizzato in azienda.


 

Arkottica per Vannucci Piante:

1. Gestione documentale
2. CRM 
3. Spedizione e webmail
4. Calendario
5. EDI per interazione con gestionale
6. Multilingua per la gestione di lingue europee, arabo, russo, cinese