Gestione documentale: MEF sceglie Arkottica

Il nostro software scelto per la gestione documentale di una delle più importanti aziende nel settore elettrico

MEF ha scelto Arkottica per la gestione documentale della propria attività. MEF è un punto di riferimento nel settore delle forniture elettriche e nel tempo è riuscita a distinguersi per un approccio plurispecialistico con competenze verticali su una serie molto ampia di settori diversi. Efficienza, organizzazione e capacità d’innovazione sono le parole-chiave che caratterizzano l’attività aziendale e che hanno dato vita a una struttura molto articolata, con circa 30 filiali dislocate sul territorio nazionale e una grande mole di documenti prodotti.

Questo lo stato di fatto per il quale si è resa necessaria una soluzione tecnologica in grado di gestire il patrimonio documentale dell’azienda, in ciclo passivo e attivo, e migliorare le performance interne relative alla gestione dei documenti stessi. I manager di MEF hanno puntato su Arkottica non solo per le funzionalità legate alla gestione documentale ma anche per la versatilità del sistema, in grado di interfacciarsi con dispositivi utilizzati in azienda e di adempiere anche ad operazioni diverse. Tra queste la firma grafometrica che MEF ha utilizzato per tutti i documenti in uscita, la funzionalità webmail che consente all’azienda di inviare e archiviare automaticamente le proprie mail, la conservazione sostitutiva e la fatturazione elettronica.



La richieste specifiche dell’azienda riguardavano principalmente la gestione dei documenti e il loro scambio all’interno della struttura, reso complesso non solo dal volume di documentazione prodotta ma anche dall’articolazione dell’azienda stessa organizzata in numero filiali. In particolare MEF chiedeva di poter contare su un sistema di interscambio dati direttamente da scanner in modo da automatizzare tutto il processo di digitalizzazione, archiviazione e successiva gestione dei documenti. Da questo punto di vista Arkottica è un software che garantisce enorme flessibilità e permette di attivare diversi moduli in funzione delle specifiche necessità della committenza. Nel caso di MEF, oltre alla parte di interscambio dati diretto da scanner, sono stati configurati anche i moduli relativi alla firma grafometrica e alla webmail, che completano l’attività di gestione documentale per la quale è stata attivata la partnership con MEF.

L’esperienza attivata con MEF costituisce un caso di studio esemplare perché offre l’opportunità di sottolineare come una soluzione per la gestione documentale come quella garantita da Arkottica possa adattarsi bene a contesti anche molto diversi tra loro che possono prevedere un’articolazione capillare, multisede e multidivisione che richieda un sistema di gestione particolarmente evoluto. La presenza di un sistema scalabile e implementabile con moduli diversi permette di configurare il software in funzione delle specifiche richieste senza costringere l’azienda ad adattarsi alla soluzione tecnologica ma facendo in modo che quest’ultima migliori le performance interne e faciliti la gestione documentale.

Arkottica per MEF:

1. Gestione documentale
2. Firma grafometrica
3. Spedizione e webmail
4. Conservazione sostitutiva