Arkottica PEC PLUS
Trasforma le caselle PEC ed e-mail condivise in un processo aziendale organizzato, controllato e documentato.
ArkOttica PEC PLUS è la soluzione pensata per gestire da un unico ambiente le caselle PEC e le caselle e-mail aziendali condivise, distribuendo i messaggi agli utenti e agli uffici competenti e mantenendo il pieno controllo sulle attività effettuate.
Non è una semplice webmail o un comune client di posta: è una console operativa che consente di prendere in carico, assegnare, lavorare, monitorare e archiviare ogni comunicazione secondo regole e permessi configurabili.
La PEC non è una semplice casella di posta
Ogni giorno le aziende ricevono e inviano PEC contenenti comunicazioni importanti per la loro attività: contratti, documenti amministrativi, comunicazioni legali, pratiche con enti pubblici, documentazione relativa al personale, corrispondenza con clienti, fornitori, consulenti e partner. Quando queste comunicazioni vengono gestite manualmente o attraverso caselle condivise prive di un controllo centralizzato, possono verificarsi criticità concrete, come messaggi non letti o dimenticati, PEC assegnate a persone sbagliate, cancellazioni accidentali, accessi non autorizzati e condivisione delle password.
ArkOttica PEC PLUS trasforma questo disordine digitale in un flusso strutturato, governabile e verificabile.
Caratteristiche del servizio ArkOttica PEC Plus
Tutte le caselle in un unico ambiente
Con ArkOttica PEC PLUS è possibile centralizzare più caselle PEC ed e-mail aziendali all’interno di un’unica console. Il responsabile mantiene una visione complessiva delle comunicazioni, mentre ciascun utente accede esclusivamente ai messaggi di propria competenza. Le e-mail non rimangono più confinate all’interno di caselle condivise difficili da presidiare, ma diventano parte di un processo aziendale assegnato, controllato e consultabile nel tempo.
Smistamento automatico delle PEC
Le comunicazioni ricevute possono essere distribuite automaticamente agli utenti o ai gruppi di lavoro competenti sulla base di regole configurabili. Una comunicazione proveniente da un determinato ente può così essere assegnata automaticamente all’ufficio competente, senza richiedere l’intervento manuale del responsabile. Gli utenti autorizzati visualizzano nel proprio ambiente di lavoro soltanto i messaggi ai quali hanno diritto di accesso.
Smistamento manuale e controllo del responsabile
Il responsabile aziendale può anche assegnare manualmente le PEC ai singoli utenti o ai diversi reparti. L’assegnazione non consiste in un semplice inoltro del messaggio. La PEC viene resa disponibile agli addetti attraverso cartelle e aree di lavoro configurate all’interno di ArkOttica PEC PLUS. In questo modo il messaggio originale rimane sotto il controllo aziendale, non vengono create copie incontrollate e ogni utente lavora soltanto sulle comunicazioni assegnate. Il responsabile conserva una visione completa delle attività e la gestione resta centralizzata e documentata.
Accessi controllati e permessi differenziati
La password della casella PEC non deve essere condivisa con tutti gli operatori. Ogni utente accede ad ArkOttica PEC PLUS mediante le proprie credenziali e può visualizzare esclusivamente le comunicazioni che gli sono state assegnate. Per ciascun utente possono essere configurati permessi specifici. In caso di cambio di mansione o cessazione del rapporto con un operatore, è sufficiente revocare o modificare i suoi permessi, senza dover cambiare la password della casella PEC aziendale.
Divieto di cancellazione dei messaggi
ArkOttica PEC PLUS può impedire agli utenti la cancellazione delle PEC ricevute.Questa funzione riduce il rischio che una comunicazione importante venga eliminata accidentalmente o intenzionalmente e contribuisce a preservare l’integrità dell’archivio aziendale. Il responsabile può configurare questa limitazione in modo differenziato, in funzione del ruolo e delle responsabilità di ciascun utente.
Tracciatura completa delle operazioni
Le attività effettuate sui messaggi possono essere registrate e consultate. E’ possibile ricostruire chi ha visualizzato una PEC, quando il messaggio è stato letto, chi ha risposto al mittente, chi ha inoltrato la comunicazione, chi ha stampato il messaggio, chi ha scaricato il file EML e quali altre operazioni sono state eseguite. I log possono essere filtrati ed esportati, permettendo al responsabile di verificare il corretto trattamento delle comunicazioni e ricostruire lo storico delle attività.
Dalla PEC alla commessa aziendale
Una comunicazione ricevuta può diventare il punto di partenza di una commessa o di un processo di lavoro. La commessa consente di collegare alla PEC: utenti e responsabili, attività effettuate, documenti allegati, comunicazioni successive, scadenze, stati di avanzamento, workflow aziendali. La posta elettronica non rimane quindi isolata nella casella, ma viene collegata al processo operativo al quale si riferisce.
Conservazione digitale delle PEC
ArkOttica PEC PLUS può essere integrato con ArkOttica PEC per archiviare e conservare digitalmente la corrispondenza certificata secondo le regole applicabili ai documenti informatici.
I vantaggi di ArkOttica PEC PLUS
Smistamento puntuale
Ogni PEC viene indirizzata agli utenti o agli uffici competenti, automaticamente oppure attraverso l’intervento del responsabile.
Privacy e ruoli
Ogni operatore visualizza esclusivamente le comunicazioni alle quali è autorizzato ad accedere.
Accesso sicuro
Non è necessario condividere la password della casella PEC tra più utenti.
Integrità dei messaggi
Il divieto di cancellazione riduce il rischio di perdita delle comunicazioni aziendali.
Tracciatura delle attività
Ogni operazione rilevante può essere registrata, consultata ed esportata.
Continuità operativa
Le comunicazioni rimangono accessibili all’azienda anche in caso di cambi di personale, ruoli o responsabilità.
Valore nel tempo
L’integrazione con il servizio di conservazione digitale permette di preservare le PEC secondo la normativa vigente.
Dalla casella condivisa a un processo sotto controllo
Con ArkOttica PEC PLUS la PEC diventa parte integrante dell’organizzazione aziendale.
Un unico ambiente per centralizzare le caselle, distribuire le comunicazioni, proteggere le informazioni, controllare gli accessi, tracciare le operazioni e collegare ogni messaggio al relativo processo di lavoro.