Sistema di gestione documentale: perché sceglierne uno completo
Un sistema di gestione documentale è tra i principali strumenti che concorrono alla digitalizzazione di un’azienda e alla smaterializzazione dei documenti. Ma quali vantaggi reali offre un software di gestione documentale? Una serie infinita che merita di essere analizzata nel dettaglio. Considerate, prima di iniziare con l’elenco, che non tutti i software sono uguali e che la gestione documentale è un aspetto delicato sia da un punto di vista giuridico che operativo in quanto concorre direttamente a migliorare – o peggiorare – l’efficienza di un’azienda. Andiamo con ordine e vediamo gli aspetti che dovrebbero spingere un’azienda a scegliere un sistema evoluto – e completo – di gestione documentale.
Risparmio di tempo e risorse
Il punto principale, quello che interessa tutte, ma proprio tutte le aziende, a prescindere dal settore nel quale operano. Un sistema di gestione documentale consente di risparmiare tempo nell’organizzazione, nella ricerca e nell’uso della documentazione prodotta nello svolgimento della propria attività. Un’archiviazione sicura e intelligente, che garantisce facilità di reperimento dei documenti e ricerche immediate su tutto l’archivio che, tradotte in altri termini, significano risparmio di tempo di esecuzione e in molti casi possibilità di destinare personale e risorse ad attività più strategiche per il business di un’azienda.
Sicurezza
Ovvero certezza di avere sempre tutto a disposizione senza possibilità di smarrire documenti o difficoltà nel reperirli quando necessario. Specialmente nel caso di sistemi di gestione documentale web based – come Arkottica – le aziende hanno sempre la certezza di avere archiviati, backuppati e protetti i documenti che gestiscono e, allo stesso modo, hanno la possibilità di accedervi in tempo reale da qualsiasi postazione dotata di connessione internet.
Smaterializzazione
Sparisce la carta e con lei crolla la possibilità di errore e il consumo di spazio. Sembra l’aspetto marginale in realtà nel medio periodo costituisce un vantaggio di grande portata perché consente alle aziende di smettere – o quasi – di utilizzare la carta a favore di un processo che si basa interamente sul digitale (per esempio dotandosi anche di un sistema di fatturazione elettronica). In cosa si traduce tutto ciò? In primo luogo in un risparmio di spazio fisico, quello solitamente necessario ad archiviare i faldoni e i documenti. In secondo luogo in una nuova prospettiva in termini organizzativi e, di nuovo, di sicurezza azzerando, di fatto, la possibilità di smarrimento dei documenti, deterioramento degli stessi, furto.
Interazione con gli altri sistemi aziendali
Un sistema di gestione documentale completo e flessibile è il primo passo per una riorganizzazione complessiva delle dinamiche interne a un’azienda. Perché? Perché può, anche in fasi successive alla sua configurazione, dialogare con altri software che possono servire per svolgere altre attività
Rispetto delle norme e adeguamento agli scenari futuri
La legge di bilancio 2018 prevede l’estensione della fattura elettronica a tutti i soggetti IVA in modo obbligatorio a partire dal 1°gennaio 2019. Dotarsi di uno strumento che consenta l’organizzazione aziendale una volta che ci sarà l’obbligo di fatturazione elettronica anche tra privati è un passo fondamentale. In questo senso, se consideriamo che la normativa spinge sempre di più nella direzione di una smaterializzazione e di un’attività sempre più digitale (che riguarda, ad esempio, le comunicazioni con il fisco), le aziende devono prevedere sistemi di gestione documentali in grado di organizzare e monitorare ogni singolo processo. E in questo senso Arkottica è una delle soluzioni più complete ed evolute.